สาระสำคัญ Document Control (การควบคุมเอกสาร) และความสัมพันธ์กับมาตรฐาน ISO 9001

[Broadcast]

สาระสำคัญ Document Control (การควบคุมเอกสาร) และความสัมพันธ์กับมาตรฐาน ISO 9001

1. Document Control คืออะไร
  กระบวนการจัดการเอกสารภายในองค์กรอย่างเป็นระบบ เพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานทุกคนใช้งาน เอกสารที่ถูกต้อง เป็นปัจจุบัน และมีความน่าเชื่อถือ โดยครอบคลุมตั้งแต่การจัดทำ การทบทวน การอนุมัติ การแจกจ่าย การแก้ไข ไปจนถึงการจัดเก็บและการทำลายเอกสาร


2. ความสำคัญต่อระบบมาตรฐาน ISO 9001
 ในระบบบริหารคุณภาพ (QMS) ตามมาตรฐาน ISO 9001 การควบคุมเอกสารถือเป็นข้อกำหนด (Mandatory Requirement) ที่ช่วยให้กระบวนการทำงานทุกส่วนในองค์กรเป็นมาตรฐานเดียวกัน ป้องกันการใช้เอกสารผิดรุ่นหรือเวอร์ชันเก่าที่อาจก่อให้เกิดข้อผิดพลาดในการทำงาน


3. หน้าที่หลักของ Document Control
  การจัดทำและกำหนดรหัส สร้างคู่มือคุณภาพ วิธีปฏิบัติงาน (Procedure) และแบบฟอร์ม พร้อมกำหนดเลขที่เอกสารและหมายเลข Revision ให้ชัดเจน
 การทบทวนและอนุมัติ ตรวจสอบความถูกต้องและอนุมัติเอกสารโดยผู้มีอำนาจก่อนนำไปใช้งานจริง
 การควบคุมการแจกจ่าย ควบคุมให้มั่นใจว่าผู้ปฏิบัติงานเข้าถึงเอกสารฉบับล่าสุด และเรียกเก็บหรือยกเลิกเอกสารที่หมดอายุแล้ว (Obsolete Documents)
 การจัดเก็บและการค้นหา จัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบเพื่อให้ค้นหาได้ง่าย ป้องกันการสูญหาย และกำหนดระยะเวลาการเก็บรักษาที่เหมาะสม


4. ประโยชน์ของการมีระบบ Document Control ที่ดี
  ลดความเสี่ยงและความผิดพลาดในการทำงานจากการใช้ข้อมูลหรือคู่มือที่ล้าสมัย
 สร้างมาตรฐานการทำงานที่เป็นหนึ่งเดียวทั้งองค์กร
 รองรับการตรวจประเมินทั้งการตรวจติดตามภายใน (Internal Audit) และการตรวจรับรองมาตรฐานจากภายนอก (Certification Audit) ได้อย่างราบรื่น

การควบคุมเอกสาร Document Control ระบบ ISO 9001