ใครเจอปัญหาคีย์ซ้ำบ้างครับ ผมเจอตัวลดเวลาคีย์บิล Express ด้วยการนำเข้าจาก Excel

[peejay10]

สวัสดีครับเพื่อน ๆ ในบอร์ด วันนี้อยากมาแชร์ประเด็นที่คนทำบัญชีหรือทีมที่ดูแลระบบหลังบ้านให้ลูกค้าน่าจะเจอกันบ่อย คือการคีย์ข้อมูลบิลเข้าโปรแกรม Express ด้วยมือ ซึ่งถ้าใครเคยผ่านช่วงปิดงบหรือช่วงที่มีบิลเข้าเยอะ ๆ จะรู้ว่ามันไม่ใช่แค่เรื่องเสียเวลา แต่ความเสี่ยงเรื่องพิมพ์ผิด ยอดเดบิต-เครดิตไม่ตรง หรือคีย์วันที่ผิดงวดบัญชี ก็เป็นเรื่องที่เกิดขึ้นจริงและแก้ทีหลังลำบากกว่าที่คิด

โดยเฉพาะกรณีที่ข้อมูลตั้งต้นมีอยู่แล้วในรูป Excel เช่น จากระบบ POS ระบบขายของลูกค้า หรือจากงานที่ export มาจากระบบอื่น การต้องมานั่งพิมพ์ซ้ำลง Express ทีละบรรทัดมันสวนทางกับหลักการที่เราคุยกันในวงการนี้บ่อย ๆ คือ automation ควรเข้ามาแทนงาน repetitive แบบนี้ตั้งนานแล้ว

**มุมมองของผม**

ผมไปเจอเครื่องมือตัวหนึ่งชื่อ Owlcr Express Import ที่ทำหน้าที่ตรงนี้โดยเฉพาะ คือรับไฟล์ Excel ที่จัดฟิลด์ให้ตรงกับที่โปรแกรมกำหนด (วันที่ รหัสบัญชี ยอดเงิน ฯลฯ) แล้วนำเข้าสู่ Express ให้อัตโนมัติ แนวคิดไม่ได้ซับซ้อนอะไร แต่จุดที่ผมมองว่าน่าสนใจคือมันไม่ได้ทำแค่ "ยัดข้อมูลเข้า" เฉย ๆ แต่มีชั้นตรวจสอบก่อนนำเข้าจริง เช่น เช็คว่ายอดเดบิตกับเครดิตเท่ากันไหม หรือวันที่ที่ใส่มาอยู่ในงวดบัญชีที่เปิดอยู่หรือเปล่า ซึ่งเป็นจุดที่คนคีย์มือมักพลาดโดยไม่รู้ตัว กว่าจะเจอก็ตอนปิดงบไม่ลงตัวแล้ว

อีกจุดที่ผมว่าสำคัญไม่แพ้กันคือระบบสำรองข้อมูลก่อนนำเข้า เพราะงาน import แบบนี้ถ้าพลาดแล้วดันไปเขียนทับข้อมูลเดิมในฐานข้อมูลบัญชีจริง มันไม่ใช่เรื่องเล่น ๆ การมีจุดให้ rollback ได้ถ้านำเข้าผิดพลาด เป็นเรื่องที่ควรมีเป็นมาตรฐานสำหรับเครื่องมือประเภทนี้อยู่แล้ว แต่หลายตัวที่ผมเคยลองก็ไม่ได้ใส่ใจตรงนี้เท่าที่ควร

**ข้อจำกัดที่ควรรู้ก่อนพิจารณา**

พูดตามตรง ฟีเจอร์นี้ไม่ได้เปิดให้ทุกคนใช้ฟรี ๆ มันผูกกับแพ็กเกจระดับ Scale ขึ้นไปของ Owlcr เท่านั้น ถ้าใครใช้แพ็กเกจเริ่มต้นก็ยังต้องพิจารณาว่าคุ้มจะอัปเกรดไหม นอกจากนี้ตัวโปรแกรมทำงานบน Windows เท่านั้น (ซึ่งก็สอดคล้องกับ Express เองที่เป็นโปรแกรมบน Windows อยู่แล้ว) และอีกจุดที่ควรระวังคือความแม่นยำของการนำเข้ายังขึ้นกับว่าเราจัด format ไฟล์ Excel ตรงกับฟิลด์ที่โปรแกรมกำหนดแค่ไหน ถ้าไฟล์ต้นทางมาจากระบบที่ format ไม่นิ่ง อาจต้องมีขั้นตอนเตรียมไฟล์ก่อนอยู่ดี ไม่ใช่ลากมาแล้วนำเข้าได้ทันทีโดยไม่ต้องเช็คอะไรเลย

**สิ่งที่นำไปใช้ได้จริง**

ถ้าใครดูแลลูกค้าหลายรายที่ใช้ Express และมีบิลจำนวนมากต่อเดือน จุดที่ควรเช็คก่อนคือ 1) แพ็กเกจปัจจุบันของ Owlcr ที่ลูกค้าใช้อยู่ถึงระดับ Scale หรือยัง 2) ไฟล์ Excel ต้นทางที่มีอยู่ตอนนี้จัด format ใกล้เคียงกับฟิลด์ที่ต้องใช้แค่ไหน จะได้ประเมินได้ว่าต้องทำ template แปลงไฟล์เพิ่มหรือไม่ 3) ทดสอบกับชุดข้อมูลเล็ก ๆ ก่อน แล้วดูว่าระบบตรวจจับ error (เดบิต-เครดิตไม่ตรง, วันที่ผิดงวด) ทำงานตรงกับ pattern ความผิดพลาดที่ทีมเราเจอบ่อยจริงไหม ก่อนจะเอาไปใช้กับงวดบัญชีจริง

สำหรับรายละเอียดวิธีตั้งค่าฟิลด์และขั้นตอนนำเข้า ผมแนะนำให้ไป[อ่านบทความเต็ม](https://owlcr.co/blog/6a980b9d1eba283fe1494b4d/owl-express-import-tools)ที่ Owlcr เขียนไว้ เขาอธิบายลำดับขั้นตอนไว้ค่อนข้างละเอียด

**สรุป**

โดยรวมผมมองว่าเป็นแนวทางที่ถูกทิศทาง คือแก้ปัญหา pain point ที่นักบัญชีเจอจริง ไม่ใช่ฟีเจอร์ที่ทำมาเพื่อความสวยงามเฉย ๆ แต่ก็ไม่ใช่ยาวิเศษที่ใช้ได้กับทุกเคส โดยเฉพาะถ้าทีมยังใช้แพ็กเกจพื้นฐานหรือ workflow ยังไม่นิ่งพอ ก็อาจต้องปรับกระบวนการก่อนจะได้ประโยชน์เต็มที่ ใครเคยลองใช้ฟีเจอร์นี้กับ Express แล้วบ้าง อยากฟังว่าประสบการณ์จริงเป็นยังไง โดยเฉพาะเคสที่มีบิลปริมาณเยอะต่อเดือนครับ

[helloweentz]

โปรแกรม Express  เก่ามากนะครับ