เรียกเก็บเงินจากลูกค้าให้ตรงเวลาด้วย Invoice Processing System
หนึ่งในความรับผิดชอบสำคัญของแผนกบัญชี คือ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าให้ตรงต่อเวลา ซึ่งเมื่อก่อนภายในองค์กรมักจะมีการออกใบแจ้งหนี้ในรูปแบบของเอกสารกระดาษเพื่อส่งต่อไปยังบริษัทลูกค้าหรือบริษัทซัพพลายเออร์ ทำให้ระหว่างทางของการส่งใบแจ้งหนี้ในรูปแบบกระดาษนี้พบเจอกับปัญหามากมาย เช่น เอกสารตกหล่น ล่าช้า ข้อความบนเอกสารไม่ชัดเจนไม่สามารถตรวจสอบได้ เป็นต้น จนอาจเป็นสาเหตุให้ลูกค้าทำจ่ายล่าช้า โดยความล่าช้านี้ไม่ใช่แค่ 1-2 วัน แต่อาจลากยาวไปถึง 1-3 เดือน ก็เป็นได้ นั่นจึงเป็นสาเหตุที่เราควรหาตัวช่วยให้ การเรียกเก็บเงินจากลูกค้าตรงเวลาด้วย Invoice Processing System ซึ่งวันนี้เราจะพาทุกคนไปทำความรู้จักกับระบบนี้กันครับ
Invoice Processing System คือ ระบบจัดการใบแจ้งหนี้ หรือ กระบวนการทำจ่าย ที่เริ่มต้นตั้งแต่รับเอกสารเข้าระบบ และส่งต่อไปยังแผนกอื่น ๆ ซึ่งจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้จะต้องได้รับการตรวจสอบและอนุมัติสำหรับการชำระเงิน ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับการเข้ารหัสสำหรับบัญชี โปรเจ็กต์ หรือศูนย์ต้นทุนที่ถูกต้อง หากธุรกิจของคุณใช้ใบสั่งซื้อ อาจเกี่ยวข้องกับการจับคู่ใบสั่งซื้อด้วย สุดท้ายใบแจ้งหนี้จะถูกส่งไปยังหัวหน้าแผนก เพื่อตรวจสอบและอนุมัติขั้นสุดท้ายก่อนที่จะดำเนินการชำระเงิน
โดยขั้นตอนการประมวลผลใบแจ้งหนี้ มีดังต่อไปนี้
รับใบแจ้งหนี้ = วันที่ซัพพลายเออร์ส่งบิล, ข้อมูลการติดต่อสำหรับทั้งซัพพลายเออร์และผู้ซื้อ, รายละเอียดการซื้อ รวมทั้งสินค้า บริการ และราคา, รายละเอียดการจ่ายเงิน เป็นต้น
บันทึกข้อมูลใบแจ้งหนี้ = รายละเอียดเหล่านี้ได้รับการตรวจสอบและป้อนเข้าสู่ระบบการเรียกเก็บเงินในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านซอฟต์แวร์ ซึ่งการป้อนข้อมูลด้วยตนเองมักทำให้เกิดข้อผิดพลาด เช่น พิมพ์ผิด วิธีนี้ไม่มีประสิทธิภาพเช่นกัน ซึ่งต้องใช้แรงงานและทรัพยากรมากขึ้น ซึ่งจะเป็นการเพิ่มค่าใช้จ่าย
นอกจากการจัดเก็บใบแจ้งหนี้แล้ว ธุรกิจต่างๆ ควรทำสำเนาหรือเวอร์ชันดิจิทัลของใบเรียกเก็บเงินเพื่อสำรองข้อมูล สำเนาใบแจ้งหนี้มีประโยชน์หากผู้ขายพบความคลาดเคลื่อนหรือพยายามขอเงินเพิ่ม อย่างไรก็ตาม บริษัทต่างๆ จะต้องสร้างระบบการจัดเก็บที่เป็นระเบียบซึ่งไม่ใช้พื้นที่มากเกินไปและทำให้ค้นหาใบแจ้งหนี้ได้ง่าย การรักษาระบบบันทึกใบกำกับสินค้าเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากระบบจะยุ่งเหยิงได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องมีการจัดการอย่างต่อเนื่อง
ส่งใบแจ้งหนี้เพื่อขออนุมัติ = เมื่อตรวจสอบและบันทึกใบแจ้งหนี้แล้ว ฝ่ายแผนกบัญชีจะต้องส่งใบเรียกเก็บเงินเพื่อขออนุมัติขั้นสุดท้ายก่อนจึงจะสามารถส่งการชำระเงินได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับขนาดของธุรกิจ อาจมีผู้บริหารสองหรือสามคนที่มีอำนาจอนุมัติและปฏิเสธใบแจ้งหนี้ ปัจจัยที่สำคัญที่สุดของความเร็วของกระบวนการอนุมัติคือสื่อกลางในการเคลื่อนที่ ตามเนื้อผ้า ใบแจ้งหนี้จะถูกพิมพ์และวางไว้บนโต๊ะของผู้บริหารเพื่อรอการอนุมัติ การทำเช่นนี้จะทำให้กระบวนการยืดเยื้อออกไป เนื่องจากพนักงานอาจสูญเสียหรือลืมใบแจ้งหนี้ ซึ่งมักส่งผลให้เกิดการชำระเงินล่าช้าและค่าปรับ บริษัทอื่นๆ ส่งใบแจ้งหนี้เป็น PDF ทางอีเมล แต่อีกครั้ง อีเมลเหล่านี้อาจถูกมองข้าม ลบ และลืม
ทั้งสองวิธีนี้ต้องการให้ตัวแทนของแผนกบัญชีตรวจสอบกับผู้บริหารอย่างต่อเนื่องเพื่อดูว่าใบแจ้งหนี้พร้อมหรือไม่ เป็นการเสียเวลาอันมีค่า ในทางกลับกัน ซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินจะแจ้งเตือนผู้บริหารเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ใหม่ผ่านอินเทอร์เฟซสากลเพื่อให้แน่ใจว่าจะได้รับทันที หากไม่ได้รับการจัดการอย่างทันท่วงที ระบบจะส่งการแจ้งเตือนเป็นประจำจนกว่ากระบวนการอนุมัติจะเสร็จสิ้น เมื่อใบกำกับสินค้าได้รับการอนุมัติหรือปฏิเสธ ใบกำกับสินค้าจะถูกส่งกลับไปยังแผนกบัญชี โดยอัตโนมัติ ซึ่งพวกเขาสามารถเริ่มประมวลผลการชำระเงินได้ โดยไม่คำนึงถึงวิธีกระบวนการอนุมัติ ธุรกิจควรพยายามลดเวลารอ เพื่อให้สามารถลดเวลาตอบสนองการชำระเงินและรับภาพกำไรที่แม่นยำยิ่งขึ้น
ชำระใบแจ้งหนี้ = ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการใบแจ้งหนี้คือการส่งการชำระเงิน ซึ่งอาจดูแตกต่างออกไปสำหรับใบแจ้งหนี้แยกต่างหากเนื่องจากอาจส่งค่าตอบแทนไปยังบุคคลใดบุคคลหนึ่งหรือแผนกของบริษัทอื่น ขั้นตอนการชำระเงินสามารถขยายเวลาเป็นวันหรือเป็นสัปดาห์ได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับผู้รับ
ระบบการเรียกเก็บเงินยังมีส่วนสำคัญในระยะเวลาการยอมรับการชำระเงิน สำหรับการยืนยันอีเมลอาจสูญหายหรือถูกละเลย ดังนั้นฝ่ายบัญชีควรพูดคุยกับผู้รับโดยตรงเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจวิธีการและเวลาที่คาดว่าจะได้รับการชำระเงิน
ซึ่งการเรียกเก็บเงินจากลูกค้าให้ตรงเวลาด้วย
Invoice Processing System 
นั้นถือว่าเป็นเครื่องมือช่วยฝ่ายบัญชีจัดการใบแจ้งหนี้/ใบวางบิล ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความรู้ทั่วไป
