เปรียบเทียบความเหมือนที่แตกต่าง!!
ระบบคลาวด์ (Cloud) VS ระบบจัดการเอกสาร (DMS)
สำหรับธุรกิจที่กำลังปรับตัวเข้าสู่ยุค Digital Tranformation อย่างเต็มตัว การปรับเปลี่ยนโครงสร้างธุรกิจเพื่อให้ตามทันโลกสมัยใหม่ได้ ที่ไม่ใช่เพียงแค่สามารถ “Work from Home” แต่จะต้องสามารถ “Work From Anywhere”
การทำงานอย่างอิสระได้ทุกที่ และทุกเวลา ซึ่งสิ่งสำคัญที่จะทำให้การทำงานแบบ Work From Anywhere เป็นไปได้มากขึ้นสำหรับธุรกิจ คือ การลงทุนในระบบดิจิตอลจัดเก็บเอกสาร ไม่ว่าจะเป็น ระบบคลาวด์ หรือระบบจัดการเอกสาร ที่ช่วยให้คุณเข้าถึงเอกสารได้สะดวกรวดเร็วไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม แต่ระบบคลาวด์ และระบบจัดการเอกสาร 
มีความแตกต่างกันตรงไหน? เพราะในเมื่อสุดท้ายสองระบบนี้มีการใช้งานเพื่อจัดเก็บเอกสารเช่นเดียวกัน อีกทั้งยังมีความปลอดภัยที่สูงพอๆกัน
คำตอบอยู่ที่ความเหมาะสมและจุดประสงค์ในการใช้งาน หากคุณยังตัดสินใจไม่ได้ว่าระบบจัดเก็บเอกสารแบบไหนจะเหมาะสมกับธุรกิจคุณมากที่สุด เราจะมาเปรียบเทียบให้เห็นกันแบบชัดๆ เพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ง่ายขึ้นระบบคลาวด์ คืออะไร?การจัดการเอกสารแบบระบบคลาวด์ คือการจัดเก็บข้อมูลบนเว็บเซิร์ฟเวอร์ โดยผู้ให้บริการจากบุคคลที่สาม ที่เราเรียกว่า Host (โฮสต์) จะเป็นผู้รับผิดชอบรักษาข้อมูล และดูแลความปลอดภัยของข้อมูลทั้งหมด สามารถจำกัดสิทธิผู้ใช้งานเข้าถึงข้อมูลในเสริฟเวอร์ได้ องค์กรจึงมั่นใจได้ว่าการเก็บข้อมูลในระบบคลาวด์นั้นมีความปลอดภัย ทั้งนี้ระบบคลาวด์ยังช่วยเพิ่มความสะดวกในการเข้าถึงข้อมูลเอกสาร เพียงคุณเชื่อมต่อกับอินเตอร์เนต ตัวอย่างระบบคลาวด์ที่ได้รับความนิยม เช่น Google Drive, Drop box และ iCloud
การใช้งานของระบบคลาวด์เหมาะสมกับองค์กรที่ต้องการพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่มีความยืดหยุ่นในงบประมาณการลงทุนไม่มากนัก ซึ่งคุณสามารถเลือกปริมาณความจุของข้อมูลบนเซริฟเวอร์ได้ตามงบประมาณที่คุณตั้งไว้ ยิ่งความจุเซิร์ฟเวอร์มากเท่าไหร่ งบประมาณก็จะมากขึ้นเท่านั้น ระบบจัดการเอกสาร คืออะไร? ระบบจัดการจัดการเอกสาร คือระบบซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอัตโนมติ ถูกออกแบบขึ้นมาเพื่อ เก็บไฟล์เอกสาร, ติดตามเอกสาร, จัดการไฟล์ให้เป็นระเบียบ และพัฒนา Workflow การทำงานเอกสารให้เป็นระบบมากขึ้น ซึ่งจะมีการทำงานที่ซับซ้อนมากกว่าระบบคลาวด์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการเอกสารขององค์กรให้เป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนด ป้องกันเอกสารสูญหาย และติดตามการเคลื่อนไหวของเอกสาร
การใช้งานของระบบจัดการเอกสารเหมาะสมกับองค์กรที่ต้องการลงทุนในระบบจัดการเอกสารอย่างจริงจังที่ไม่ใช่เพียงแค่พื้นที่จัดเก็บเอกสาร แต่รวมถึงปรับ Workflow การทำงานให้มีความรวดเร็วและปลอดภัยมากขึ้นระบบคลาวด์กับระบบจัดการเอกสาร ควรเลือกแบบไหนดี?หากให้เปรียบเทียบกัน ระบบคลาวด์จะเหมือนกับตู้เก็บเอกสารที่มีหน้าที่เพียงรับฝากเอกสารทั้งหมดขององค์กรไว้บนเซิร์ฟเวอร์ให้ Host ดูแลเท่านั้น แต่ในทางกลับกัน ระบบจัดการเอกสารเปรียบเสมือน เลขาส่วนตัวทำหน้าที่เก็บเอกสารและจัดการให้เป็นระเบียบผ่านระบบอัตโนมัติ
ก่อนตัดสินใจลงทุนในทั้งสองระบบนี้สิ่งที่คุณควรถามตัวเองคือ
1. เอกสารของคุณมีความสำคัญมากแค่ไหน?
2. หากเอกสารของคุณหาย จะมีผลกระทบต่อองค์กรมากแค่ไหน?
3. องค์กรของคุณพึ่งพาความรวดเร็วในการจัดการเอกสารมากแค่ไหน?
4. คุณมีหน้าที่ดูแลรับผิดชอบเอกสารสำคัญ ขององค์กรภายนอกที่เกี่ยวข้องหรือไม่?
5. คุณมีงบประมาณในการลงทุนมากแค่ไหน?
หากเอกสารของคุณขับเคลื่อนโดยเอกสารธุรกิจมากมายที่มีความสำคัญและต้องการความรวดเร็วในการดำเนินงาน เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กร การลงทุนในระบบจัดการเอกสารจะเหมาะกับองค์กรของคุณมากกว่า
แต่หากคุณต้องการเพียงขยายพื้นที่จัดเก็บเอกสาร เพิ่มพื้นที่การทำงาน และหาวิธีการเข้าถึงข้อมูลแบบออนไลน์ ระบบคลาวด์จะเหมาะกับองค์กรของคุณมากกว่า
อื่นๆ
